Tender dan Istilah-istilah Lainnya

Empat tahun yang lalu tepatnya sekitar tahun 2012, aku bekerja di sebuah Perusahaan gas & oil services. Aku belajar banyak hal disana, mengetahui apa yang namanya tender serta prosesnya. Dari perusahaan itu juga aku jadi tau istilah-istilah dalam tender. Sebenarnya udah dari dulu pengen berbagi pengetahuan tentang tender dan segala yang berkaitan dengan proses tersebut namun akhirnya baru kali ini, tahun 2016, aku sempet menulis tentang pengetahuanku tersebut, sayang banget kan kalo sedikit ilmu ini tidak dibagikan.

Tender itu sendiri adalah tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang yang diberikan oleh perusahaan swasta besar atau pemerintah kepada perusahaan-perusahaan lain. Tender sama halnya seperti lelang, bedanya pesertanya adalah kontraktor atau Perusahaan besar yang memenuhi syarat sesuai bidang yang ditenderkan. siapa kontraktor yang memenuhi syarat dan menawarkan harga yang sesuai maka dialah pemenang tendernya. Namun adakalanya tender dicurangi oleh pihak-pihak yang ingin memenangkan/mendapatkan tender tanpa melalui proses yang benar.

 

Permainan kotor dalam tender tersebut biasanya transaksinya tidak dilakukan melalui bank, namun cash atau berupa barang mewah yang diberikan calon kontraktor kepada salah satu penanggung jawab tender.

Kita bisa mencari tender di Koran atau web khusus yang mengiklankan tender. Atau apabila perusahaan sudah dikenal maka biasanya akan ada undangan tender dari pemilik tender. Bisa juga pengumuman tender yang ditempelkan pemilik tender di depan Perusahaan mereka.

Sebelum mengajukan/ikut dalam tender, Perusahaan diwajibkan memenuhi dokumen yang diminta Perusahaan pembuat tender (pemilik proyek). Dokumen bisa berupa dokumen legal perusahaan, sertifikat2 perusahaan, HSE, penawaran harga untuk pekerjaan yang ditenderkan, Bid bond, dll.

HSE singkatan dari Health,Safety, Environment adalah salah satu bagian dari manajemen sebuah perusahaan. Ada manejemen keuangan, manajemen sdm, dan juga ada Manajemen HSE. HSE umumnya disebut juga dengan K3L (Kesehatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan Hidup) atau K3LL (Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lindungan Lingkungan.

Sementara Bid bond adalah Bank Garansi untuk menjamin bahwa kontraktor/leveransir/peserta tender sebagai Pemohon tidak akan mengundurkan diri selama masa tender berlangsung dan bersedia menandatangani kontrak setelah ditunjuk sebagai pemenang tender. Besarnya nilai Bid bond biasanya 1% s.d 3% dari nilai penawaran harga dari tender yang dikuti. Biasanya Bid bond bisa dibuat oleh bank BUMN atau bank swasta yang ditentukan pemilik tender atau bisa juga asuransi yang ditentukan oleh pemilik tender. Pembuatan Bid bond selain melalui bank dan asuransi kita juga bisa menggunakan jasa broker untuk pembuatan yang lebih cepat dan mudah namun tentu saja dengan biaya yang lebih mahal. Apabila dalam peserta tender sudah mengikuti tender dan dipertengahan proses mengundurkan diri maka pemilik tender berhak mencairkan Bid bond tersebut, bisa diartikan pencairan itu adalah sebagai uang ganti rugi atas pembatalan proses tender yang sedang berlangsung.

Jika proses dokumen telah diumumkan telah lolos maka berlanjut ke proses berikutnya yaitu Aanwijzing. Aanwijzing adalah pertemuan antara pemilik tender dengan seluruh peserta tender yang lolos untuk membicarakan tentang detail pekerjaan/project yang ditenderkan. Proses ini juga bisa dijadikan Tanya jawab antara pemilik tender dengan para peserta tender. Namun apabila peserta yang ikut tender atau yang lolos tahap dokumentasi tidak kuorum/memenuhi quota (biasanya minimal 3 peserta) maka tender akan diulang, akan diiklankan kembali dan peserta yang sudah lolos akan diminta tetap ikut namun tahapannya sampai dengan Aanwijzing (karena dokumentasi sudah lolos).

Setelah Aanwijzing biasanya akan dilakukan survey atau kunjungan pemilik tender ke Perusahaan peserta tender. Kunjungan bisa dengan disertai survey alat yang akan disewa/dibeli atau diinstallasi dalam project pemilik tender.

Apabila proses tersebut selesei akan ada pengumuman pemenang tender. Dan penandatanganan kontrak kerja. Sebelumnya pemilik tender akan meminta pemenang tender (kontraktor) untuk membuat Performa bond.

Performa bond adalah jaminan yang diterbitkan oleh Bank/Asuransi untuk menjamin Pemilik tender bahwa Kontraktor akan dapat menyelesaikan pekerjaan yang diberikan oleh pemilik tender sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang diperjanjikan dalam kontrak pekerjaan. Apabila Kontraktor tidak melaksanakan kewajibannya sesuai dengan kontrak maka Bank/Asuransi akan memberikan ganti rugi kepada pemilik tender maksimum sebesar nilai jaminan. Besarnya nilai Performa bond adalah prosentase tertentu dari nilai kontrak project itu sendiri yaitu antara 5% s/d 10% dari nilai project. Performa bond biasanya ada masa berlakunya yaitu dari dimulainya kontrak kerja sampai dengan 1 bulan setelah project selesei. Pembuatan Performa bond sama halnya seperti Bid bond bisa mengurus sendiri ke bank / asuransi atau lewat broker.

Kurang dan lebihnya seperti itulah proses tender dan istilah-istilah dalam tender. Semoga catatan ini bisa berguna untuk yang belum mengenal seluk beluk tentang tender. Dan mudah-mudahan proses tender kalian semua dilakukan dengan cara yang bersih.